14. FORMA DE TRATAMIENTO: Considerando el modo de almacenamiento de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos físicos. Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas. Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores que contengan información personal relativa al proveedor, como nombre, identificación, números de teléfono, correo electrónico, etc.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad contemplados en la Ley, la recolección de datos personales por parte de AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente y a lo establecido en esta PTDP. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se recolectarán datos personales sin Autorización del Titular.
AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S mantendrá la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo los divulgará bajo autorización expresa del titular o por solicitud manifiesta de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con la Ley.
15. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO: El Tratamiento de Datos incluye la recolección, almacenamiento, uso, manejo, circulación, transferencia y/o transmisión nacional y/o internacional, actualización, corrección y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas para cada caso:
15.1. Tratamiento de datos personales de personas vinculadas a procesos de selección laboral, empleados y ex empleados: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S, tales como pagos de nómina, reportes de Seguridad y Salud en el Trabajo, pagos y reportes al sistema general de seguridad social, DIAN y demás organismos de control, otorgar beneficios al empleado y a sus familiares, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el titular de la información o por las personas autorizadas por este o la Ley, o por entidades del sistema general de seguridad social a los que el titular esté o hubiere estado vinculado. El tratamiento de información de exempleados se realiza con el fin de mantener un contacto para requerimiento de una labor desempeñada, constancias de vinculación, pagos a la seguridad social, soportes tributarios, atendiendo necesidades contractuales, legales o judiciales. Por su parte, el tratamiento de los datos personales de las personas que se vinculen a procesos de selección laboral serán utilizados para las actividades propias de dicho proceso tales como solicitud de información, envío de información, verificaciones de referencias, realización de exámenes médicos y pruebas aptitudinales y, almacenamiento de la información para contacto ante futuras vacantes.
15.2. Tratamiento de datos personales de empleados, visitantes y personas que acceden a las instalaciones de AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S: AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S podrá realizar captura, almacenamiento, grabación, transmisión, conservación y uso de datos personales, fotografías y/o videograbaciones de las personas naturales que ingresan a sus instalaciones, lo cual implica el tratamiento de datos biométricos (datos sensibles) con fines de seguridad física, control de registro de ingreso y salida de equipos, vehículos, empleados, visitantes y/o participantes y demás actividades de seguridad física.
15.3. Tratamiento de datos personales de empleados, visitantes y demás personas que participan en eventos o actividades programados por AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S: Los datos personales, incluidos los datos biométricos consistentes en registros audiovisuales capturados en los eventos o actividades organizadas y/o patrocinadas por AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S podrán ser utilizados con fines comerciales y/o promocionales, para el envío de información y material relacionado con el portafolio de productos y servicios de AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S así como de noticias y nuevos lanzamientos por cualquier canal de comunicación y para realizar gestión administrativa, comercial, de mercadeo y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S por cualquier canal.
15.4. Tratamiento de datos personales de contratistas personas naturales y de las personas naturales vinculadas a los contratistas: Este tratamiento tiene como finalidades permitir a AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S la adecuada gestión de las actividades comerciales y/o contractuales que se establezcan, tales como verificar la información comercial y financiera del titular, realizar reportes de información contable y financiera, realizar la asignación y control de elementos tecnológicos, materiales y equipos en general, entrada y salida de las diferentes instalaciones, seguimiento al cumplimiento de obligaciones contractuales y legales a cargo de los contratistas, realizar contacto con las personas naturales vinculadas a los contratistas, atender eventuales emergencias y gestionar la respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el titular de la información o las personas legitimadas.
15.5. Tratamiento de datos personales de proveedores personas naturales y de las personas naturales vinculadas a los proveedores: Este tratamiento tiene como finalidades permitir a AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S el cumplimiento de obligaciones contractuales, legales o comerciales a su cargo, tales como, facturación, reportes de pagos, reportes de información contable y financiera, verificación de información comercial y financiera del titular, asignación y control de elementos tecnológicos, materiales y equipos en general, entrada y salida de las diferentes instalaciones, para adelantar reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, para la atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos y para realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales o legales a cargo de los proveedores personas naturales y sus personales naturales vinculadas.
15.6. Tratamiento de datos personales de las personas naturales vinculadas a los operadores o aliados estratégicos: Se realiza para el cumplimiento de obligaciones contractuales, legales o comerciales a cargo de AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S, tales como, envío de notificaciones o comunicaciones acerca de novedades o información relevante de la compañía. Adicionalmente se requiere también para facturación, reportes de pagos, reportes de información contable y financiera, verificación de información comercial y financiera del titular, asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos en general, entrada y salida de las diferentes instalaciones, para adelantar reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar y para la atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el titular de la información o las personas legitimadas.
15.7. Tratamiento de datos personales de accionistas, representantes legales, administradores de personas naturales o jurídicas: Tiene el propósito de que AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, así como para identificar factores de riesgo y salud financiera de las empresas de las cuales hacen parte de acuerdo con las políticas internas definidas por AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S y a las disposiciones legales vigentes que resulten aplicables.
PARÁGRAFO: En todos los casos relacionados en este artículo, se incluye como finalidad del Tratamiento de los datos la transferencia y/o la transmisión de los datos personales a terceras personas en calidad de encargados o responsables, según corresponda, tanto a nivel nacional como internacional, según se requiera para la adecuada gestión de las actividades y responsabilidades a cargo de AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S.
16. PROSCRIPCIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD: AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S conoce y respeta la prohibición establecida en el artículo 7 de Ley 1581 de 2012 respecto del tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, salvo en aquellos casos en que los mismos sean de aquellos datos susceptibles de ser considerados como de naturaleza pública.
Por lo anterior, y en el evento en que la compañía pretenda adelantar actividades de tratamiento de datos personales públicos de titularidad de menores de edad, AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S abogará y respetará el interés superior de éstos, asegurando un absoluto respeto de sus derechos fundamentales. Así mismo, AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S se abstendrá de someter dichos datos a actividades de tratamiento sin que medie la respectiva autorización del representante legal del menor de edad titular de la información en los términos de ley y de acuerdo con la presente PTDP, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, en atención a su capacidad para conocer y entender los términos de la autorización que sus representantes otorguen.
17. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS: AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S garantiza que la información contenida en su base de datos será utilizada de manera correcta y para fines lícitos, conforme a la normatividad vigente y sin agravio al derecho al habeas data amparado por la Constitución Nacional de la República de Colombia. El tratamiento de los datos personales antes descritos por parte de la compañía se circunscribirá únicamente a las actividades de recolección, almacenamiento y uso. AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados, previa autorización expresa para tal finalidad por parte del titular, a los proveedores o aliados estratégicos de AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S y a las empresas que tengan la calidad de matrices o controlantes de AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S, quienes obrarán en calidad de responsables o encargados del tratamiento según corresponda a sus actividades, en los términos y condiciones de sus propias políticas de tratamiento de datos personales. Lo anterior, conforme a las finalidades descritas en el artículo precedente.
PARÁGRAFO PRIMERO: AFIL PROCESO URBANISTICO S.A.S garantiza a todos los depositantes de información y datos personales que ésta no será utilizada para fines distintos a los respectivamente autorizados por sus titulares, ni será vendida, ni comercializada a terceros bajo ninguna figura, nacional ni internacionalmente, sin que medie su previa y expresa autorización.